L.p. |
Etap postępowania |
Opis |
1. |
Kto może złożyć wniosek o przeprowadzenie kontroli?
|
wniosek mogą złożyć zarówno osoby, których dane osobowe są przetwarzane przez określony podmiot, jak i np. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) czy Najwyższa Izba Kontroli (NIK) |
2. |
Co powinien zawierać wniosek o przeprowadzenie kontroli? |
- wniosek uznaje się za podanie w rozumieniu przepisów ustawy z 14.06.1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego (kpa)
- wniosek powinien zawierać minimum wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie (art. 63 § 2 kpa)
- jeśli wnioskodawca nie podał adresu i Prezes UODO nie ma możliwości jego ustalenia, to pozostawia wniosek bez rozpoznania (art. 64 § 1 kpa)
- w przypadku innych braków formalnych, Prezes UODO wzywa wnioskodawcę do ich usunięcia w terminie nie krótszym niż 7 dni (art. 64 § 2 kpa)
|
3. |
Czy Prezes UODO jest właściwy w sprawie? |
- Prezes UODO jest właściwy tylko w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych
- jeśli Prezes UODO uzna, że wniosek ich dotyczy tych spraw, to przekazuje sprawę właściwemu organowi i powiadamia o tym wnioskodawcę (art. 65 kpa)
|
4. |
Jak Prezes UODO sprawdza zasadność wniosku o przeprowadzenie kontroli? |
- na tym etapie Prezes UODO powinien dokładnie zbadać, czy konieczna jest kontrola podmiotu – przede wszystkim wzywa podmiot, co do którego złożono wniosek, o wyjaśnienia
- jeśli wniosek jest bezzasadny, Prezes UODO odmawia przeprowadzenia kontroli i informuje o tym wnioskodawcę, wskazując na przyczyny odmowy
- w/w informacja jest niezaskarżalna
|
5. |
Czym są czynności wstępne Prezesa UODO? |
- jeśli po wstępnym wyjaśnieniu sprawy Prezes UODO podejmie decyzję o kontroli, to przygotowuje się do niej poprzez m.in. analizę przepisów prawnych dotyczących funkcjonowania danego podmiotu
- Prezes UODO może też upoważnić udziału w kontroli osobę posiadającą wiedzę specjalistyczną, jeśli uzna to za konieczne (art. 82 ustawy z 10.05.2018r. o ochronie danych)
|
6. |
Czy Prezes UODO może wyłączyć kontrolującego z udziału w kontroli? |
kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli, na wniosek lub z urzędu, jeżeli:
- wyniki kontroli mogłyby oddziaływać na prawa lub obowiązki jego, jego małżonka, osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnego i powinowatego do drugiego stopnia albo na osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki albo kurateli;
- zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności (szerzej: art. 80 odo)
|
7. |
Czym są właściwe czynności kontrolne Prezesa UODO? |
- czynności tych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej
- w razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacja służbowa lub dokument potwierdzający tożsamość mogą być okazane m.in. osobie czynnej w lokalu przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 97 ustawy z 23.04.1964r. – Kodeks cywilny
- kontrolujący ma prawo:
- wstępu w godzinach od 600 do 2200 na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń
- wglądu do dokumentów i informacji mających bezpośredni związek z zakresem przedmiotowym kontroli
- przeprowadzania oględzin miejsc, przedmiotów, urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych
- żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz przesłuchiwać w charakterze świadka osoby w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego
- zlecać sporządzanie ekspertyz i opinii
(szerzej: art. 79, 81 84-87 odo) |
8. |
Co dzieje się po zakończeniu czynności kontrolnych? |
- kontrolujący sporządza protokół kontroli
- kontrolowany w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu kontroli do podpisu:
- podpisuje go albo
- składa pisemne zastrzeżenia do jego treści
- w razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości albo części, kontrolujący przekazuje kontrolowanemu informacje o tym wraz z uzasadnieniem
- brak doręczenia kontrolującemu podpisanego protokołu kontroli i niezgłoszenie zastrzeżeń do jego treści w w/w terminie 7 dni, uznaje się za odmowę podpisania protokołu kontroli
- kontrolę prowadzi się nie dłużej niż 30 dni od dnia okazania kontrolowanemu lub innej osobie wskazanej w przepisach imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacji służbowej lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość
(szerzej: art. 88 i 89 odo) |
9. |
Co dzieje się dalej, jeśli uznano, że mogło dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych? |
- jeżeli na podstawie informacji zgromadzonych w postępowaniu kontrolnym Prezes UODO uzna, że mogło dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, wszczyna postępowanie, o którym mowa w art. 60 odo
- jeśli analiza protokołu kontroli nie wskazuje na nieprawidłowości, kontrolujący informują kontrolowanego i wnioskodawcę o zakończeniu kontroli i braku nieprawidłowości
|
10. |
Czym są działania pokontrolne? |
Prezes UODO, oprócz wszczęcia postępowania o którym mowa w art. 60 odo, może:
- żądać wszczęcia postępowania dyscyplinarnego,
- skierować zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa.
|