Założenie spółki z o.o. przez internet (S24) trwa kilka minut, a spółka bywa gotowa do działania, zanim zobaczy ją rejestr. Zdarza się więc, że zarząd podpisuje akt notarialny zakupu nieruchomości, a sąd rejestrowy w tym czasie zwraca wniosek o wpis do KRS. Co wtedy dzieje się ze spółką i z nieruchomością, i jakie decyzje trzeba podjąć od razu? Stan prawny na 29 października 2026 r.
Spółka w organizacji już istnieje, choć nie ma wpisu
Zgodnie z art. 161 § 1 Kodeksu spółek handlowych (t.j. Dz.U. 2024 poz. 18, z późn. zm.) z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z o.o. w organizacji. Nie czeka ona na wpis do rejestru. Art. 11 § 1 KSH przyznaje takiej spółce zdolność do czynności we własnym imieniu: może ona nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana.
Zakup nieruchomości przez spółkę w organizacji jest więc co do zasady możliwy. Firma spółki powinna wtedy zawierać dodatkowe oznaczenie „w organizacji” (art. 11 § 3 KSH), co ma znaczenie dla treści aktu notarialnego i późniejszych dokumentów.
Dopiero z chwilą wpisu do rejestru spółka staje się spółką z o.o. i uzyskuje osobowość prawną. Z tą chwilą staje się też podmiotem praw i obowiązków spółki w organizacji (art. 12 KSH). Nieruchomość kupiona przed wpisem nie przepada zatem i nie trzeba jej przenosić na nowo: wchodzi do majątku tego samego podmiotu, który uzyskał osobowość.
Zwrot wniosku to nie odmowa wpisu
Zwrot wniosku i odmowa wpisu to dwie różne rzeczy i trzeba je odróżniać już w pierwszej reakcji na pismo z sądu. Przy braku, który można usunąć, sąd rejestrowy wyznacza spółce w organizacji termin na jego usunięcie pod rygorem odmowy wpisu (art. 165 KSH). Skutek z art. 169 § 1 KSH ustawa wiąże natomiast z postanowieniem sądu odmawiającym zarejestrowania, które stało się prawomocne.
Zwrot pisma wynika z przepisów k.p.c. o brakach formalnych: po bezskutecznym upływie terminu przewodniczący zwraca pismo stronie, a pismo zwrócone nie wywołuje żadnych skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma procesowego do sądu (art. 130 § 2 k.p.c.). Z kolei pismo poprawione lub uzupełnione w terminie wywołuje skutki od chwili jego wniesienia (art. 130 § 3 k.p.c.). Ta różnica ma praktyczne znaczenie: uzupełnienie braków w terminie zachowuje skutki pierwotnego wniosku, a pismo już zwrócone ich nie zachowuje.
Termin z art. 169 KSH nie czeka
Art. 169 § 1 KSH stanowi, że jeżeli zawiązanie spółki nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki albo jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu. W przypadku spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, czyli w trybie S24, termin ten wynosi tylko 7 dni (art. 169 § 2 KSH).
Termin liczy się od dnia zawarcia umowy spółki. Nie należy zakładać, że zwrot wniosku go wstrzymał, i nie należy czekać na rozstrzygnięcie wątpliwości. Praktyczny wniosek jest prosty: po otrzymaniu zarządzenia o zwrocie trzeba natychmiast ustalić jego przyczynę i złożyć wniosek ponownie, usuwając wskazane braki. Jeśli termin 7 dni od zawarcia umowy już minął, wymaga to szybkiej oceny prawnej, czy wystarczy nowy wniosek, czy konieczne jest zawarcie umowy spółki od nowa.
Kto odpowiada za zobowiązania z umowy kupna
Za zobowiązania spółki kapitałowej w organizacji odpowiadają solidarnie spółka i osoby, które działały w jej imieniu (art. 13 § 1 KSH). Wspólnik odpowiada solidarnie z nimi za zobowiązania spółki do wartości niewniesionego wkładu na pokrycie objętych udziałów (art. 13 § 2 KSH). Dla członka zarządu, który podpisał umowę kupna nieruchomości, oznacza to osobiste ryzyko, jeżeli spółka nie zapłaci ceny.
Odpowiedzialność tych osób ustaje wobec spółki z chwilą zatwierdzenia ich czynności przez zgromadzenie wspólników (art. 161 § 3 KSH). Uwaga: przepis mówi o odpowiedzialności wobec spółki, a nie wobec sprzedawcy. Wobec kontrahenta solidarna odpowiedzialność z art. 13 § 1 KSH nie znika przez samą uchwałę wspólników, dlatego przy zakupie przed wpisem warto ująć w umowie z sprzedawcą warunki płatności, które uwzględniają ryzyko rejestracyjne, na przykład płatność ceny po wpisie spółki do rejestru.
Co grozi, jeśli rejestracja się nie powiedzie
Jeżeli spółki nie zgłoszono w terminie z art. 169 KSH albo odmowa rejestracji stała się prawomocna, a spółka w organizacji nie jest w stanie niezwłocznie zwrócić wszystkich wniesionych wkładów lub pokryć w pełni wierzytelności osób trzecich, zarząd dokona likwidacji (art. 170 § 1 KSH). Jeśli spółka nie ma zarządu, likwidatora ustanawia zgromadzenie wspólników albo sąd rejestrowy. Sprzedawca nieruchomości jest w takim układzie wierzycielem osób trzecich, o których mówi ten przepis.
Co zrobić po otrzymaniu zarządzenia o zwrocie
- Sprawdzić przyczynę zwrotu i datę doręczenia zarządzenia oraz datę zawarcia umowy spółki.
- Ocenić, czy do upływu terminu z art. 169 KSH można jeszcze skutecznie złożyć poprawiony wniosek.
- Poinformować sprzedawcę nieruchomości i ustalić, czy umowa kupna zawiera warunki zależne od wpisu spółki.
- Zabezpieczyć dokumentację: odpis aktu notarialnego, dowody wpłat na kapitał, uchwały i oświadczenia dołączone do wniosku.
- Rozważyć uchwałę wspólników zatwierdzającą czynności zarządu z okresu organizacji.
Podsumowanie
Spółka w organizacji może kupić nieruchomość, a późniejszy wpis do KRS nie tworzy nowego podmiotu, tylko nadaje osobowość temu samemu. Zwrot wniosku nie jest jednak obojętny: pismo zwrócone nie wywołuje skutków wniesienia, a ustawowy termin na zgłoszenie spółki, zwłaszcza siedmiodniowy w trybie S24, biegnie od dnia zawarcia umowy. W takiej sytuacji liczy się szybka, prawidłowa ocena i nie wolno zakładać, że termin się zatrzymał.
Zakładanie i obsługę spółek, w tym zakup nieruchomości przed wpisem do KRS, omawiamy na stronie Przedsiębiorcy. Jeśli Twoja spółka otrzymała zarządzenie o zwrocie wniosku albo planuje zakup przed rejestracją, skontaktuj się z Kancelarią Tabert Przyniczka. Pomożemy ocenić ryzyko i ułożyć dalsze kroki.