Solidarna odpowiedzialność nabywcy usług za VAT kontrahenta od 2027 r. — jak udokumentować należytą staranność

Od 1 stycznia 2027 r. firma, która kupuje usługi informatyczne, księgowe, doradcze czy reklamowe z wybranych grup PKWiU, może odpowiadać za podatek VAT, którego nie zapłacił jej usługodawca. Wynika to z ustawy z 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2026 poz. 1270), która rozszerza dotychczasową odpowiedzialność solidarną nabywcy towarów także na wybrane usługi. Poniżej wyjaśniamy, kogo to dotyczy, kiedy odpowiedzialność powstaje i kiedy jej nie ma. Piszemy też, co przedsiębiorca może zrobić już dziś. Szersze omówienie zmian dla firm znajdziesz na stronie o obsłudze prawnej przedsiębiorców.

Co się zmienia w art. 105a ustawy o VAT

Obecnie art. 105a ustawy o VAT dotyczy wyłącznie dostaw towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy. Podatnik, na rzecz którego dokonano takiej dostawy, odpowiada solidarnie z dostawcą za jego zaległości podatkowe. Odpowiada w części podatku proporcjonalnie przypadającej na dostawę zrealizowaną na jego rzecz. Warunek: w momencie dostawy wiedział lub miał uzasadnione podstawy, by przypuszczać, że podatek nie zostanie wpłacony na rachunek urzędu skarbowego.

Nowelizacja dodaje do tego przepisu drugą kategorię. Zgodnie z art. 105a ust. 1 pkt 2 w nowym brzmieniu odpowiedzialność obejmie podatnika, na rzecz którego dokonano świadczenia usług wymienionych w nowym załączniku nr 16 do ustawy. Podstawowa konstrukcja jest zbliżona do tej przy towarach: odpowiedzialność solidarna z usługodawcą, w części podatku proporcjonalnie przypadającej na usługę, i tylko przy wiedzy albo uzasadnionych podstawach do przypuszczenia, że podatek nie zostanie wpłacony.

Zgodnie z art. 3 ustawy nowe brzmienie art. 105a stosuje się do usług, dla których obowiązek podatkowy powstał od dnia wejścia w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2027 r. (art. 9). Usługi, dla których obowiązek podatkowy powstał wcześniej, nie podlegają nowym zasadom.

Jakich usług dotyczy załącznik nr 16

Załącznik nr 16 wylicza 12 grup usług według klasyfikacji PKWiU:

• usługi związane z oprogramowaniem (PKWiU 62.01) oraz z doradztwem w zakresie oprogramowania (62.02.2),
• usługi zarządzania stronami internetowymi, czyli hosting (63.11.12),
• usługi rachunkowo-księgowe (69.20.2),
• pozostałe usługi doradztwa związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i usługi zarządzania (70.22),
• usługi reklamowe (73.1) oraz badania rynku i opinii publicznej (73.2),
• usługi związane z zatrudnieniem (78),
• usługi związane z administracyjną obsługą biura i pozostałe usługi wspomagające prowadzenie działalności gospodarczej (82),
• usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych (72),
• usługi doradcze w zakresie projektów architektoniczno-budowlanych (71.11.24),
• pozostałe usługi profesjonalne, naukowe i techniczne, gdzie indziej niesklasyfikowane (74.90).

Załącznik wylicza konkretne grupy PKWiU, więc o objęciu usługi przepisem decyduje jej klasyfikacja, a nie nazwa handlowa. Oznaczenie usługi na fakturze może być wskazówką, ale nie przesądza o klasyfikacji. W spornych przypadkach warto ocenić klasyfikację przed zawarciem umowy.

Kiedy odpowiedzialności nie ma

Ustawa przewiduje kilka wyłączeń w art. 105a ust. 3. Dla nabywców usług są one istotne w praktyce:

• Płatność w mechanizmie podzielonej płatności. Odpowiedzialności nie stosuje się do nabycia towarów lub usług, za które podatnik zapłacił z zastosowaniem split payment (ust. 3 pkt 6).
• Faktura poniżej 15 000 zł. Odpowiedzialności nie stosuje się do nabycia usług udokumentowanego fakturą, w której kwota należności ogółem jest poniżej 15 000 zł (lub jej równowartości w walucie obcej). Próg 15 000 zł dotyczy kwoty należności ogółem, czyli brutto. Wyłączenie nie działa, jeżeli łączna wartość usług nabywanych od jednego podmiotu w danym miesiącu, bez podatku, była wyższa niż 50 000 zł, nawet gdy poszczególne faktury są niższe niż 15 000 zł (ust. 3 pkt 7). Faktura na dokładnie 15 000 zł nie mieści się w wyłączeniu.
• Brak związku z nierzetelnym rozliczaniem. Odpowiedzialności nie stosuje się, jeżeli powstanie zaległości nie wiązało się z uczestnictwem usługodawcy w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej (ust. 3 pkt 2).

Niezależnie od tego art. 105a ust. 4 pozwala podatnikowi wykazać, że okoliczności lub warunki transakcji odbiegające od zwykłych nie miały wpływu na niezapłacenie podatku. Wtedy odpowiedzialność solidarna z ust. 1 nie powstaje.

Co oznaczają „uzasadnione podstawy”

Przepis nie wprowadza odpowiedzialności za samo to, że kontrahent nie zapłacił VAT. Według art. 105a ust. 2 nabywca miał uzasadnione podstawy do przypuszczenia, że podatek nie zostanie wpłacony, jeżeli okoliczności towarzyszące świadczeniu usługi lub warunki, na jakich zostało dokonane, odbiegały od okoliczności lub warunków zwykle występujących w obrocie takimi usługami. Ustawa wskazuje przykład: cena usługi bez uzasadnienia ekonomicznego niższa od jej wartości rynkowej.

Ustawa nie wymienia czynności, które nabywca powinien wykonać. Kryterium jest to, czy okoliczności lub warunki transakcji odbiegały od zwykle występujących (ust. 2), więc ocena zależy od konkretnej sprawy. Udokumentowanie weryfikacji kontrahenta może ułatwić obronę, w tym skorzystanie z ust. 4.

Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.

Poniższe kroki to rekomendacje praktyczne, a nie wymóg ustawowy:

1. Zidentyfikuj, które z kupowanych usług mieszczą się w załączniku nr 16 i w których umowach faktura może opiewać na 15 000 zł (brutto) lub więcej albo łączna wartość netto usług od jednego usługodawcy w miesiącu może przekroczyć 50 000 zł.
2. Wprowadź procedurę weryfikacji nowego usługodawcy przed pierwszą dużą płatnością: status w wykazie podatników VAT (art. 96b ustawy o VAT), dane z rejestrów, historia współpracy.
3. Porównuj ceny z rynkowymi i zapisuj uzasadnienie, gdy cena jest niższa od rynkowej. Ustawa wymienia to jako przykład okoliczności odbiegającej od zwykłych (ust. 2).
4. Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności jest wprost wskazanym w ustawie wyłączeniem (ust. 3 pkt 6). Warto ją rozważyć szczególnie przy usługach z załącznika nr 16 powyżej progów.
5. Zachowaj dokumentację: wydruki z weryfikacji, korespondencję, kalkulacje cenowe. W razie postępowania będzie to materiał dowodowy.

Podsumowanie

Od 2027 r. nabywca usług z załącznika nr 16 może odpowiadać za VAT nieuregulowany przez usługodawcę, ale tylko wtedy, gdy wiedział lub miał uzasadnione podstawy, by przypuszczać, że podatek nie zostanie zapłacony. Odpowiedzialność nie powstaje między innymi przy zapłacie w split payment i przy fakturze poniżej 15 000 zł (z zastrzeżeniem 50 000 zł netto miesięcznie od jednego usługodawcy). W pozostałych przypadkach praktyczną ochroną jest weryfikacja kontrahenta i dokumentowanie transakcji, zanim pojawi się pytanie organu.

Chcesz sprawdzić, czy Twoje umowy z dostawcami usług wymagają zmian, albo ułożyć procedurę weryfikacji kontrahentów? Kancelaria Tabert Przyniczka pomaga przedsiębiorcom w takich sprawach. Skontaktuj się z nami przez stronę dla przedsiębiorców.