Pracownik, który kiedyś zrezygnował z PPK, nie zrezygnował z niego na zawsze. Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych przewiduje cykliczne wznawianie wpłat, potocznie zwane ponownym autozapisem. Kolejny taki moment przypada w 2027 r. Obowiązek spoczywa na pracodawcy, a jego niedopełnienie może skończyć się grzywną. Wyjaśniamy, co wynika z przepisów i co firma powinna zrobić z wyprzedzeniem.
Co dokładnie przewiduje ustawa
Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne. Uczestnik może zrezygnować z dokonywania wpłat, składając pracodawcy pisemną deklarację (art. 23 ust. 2 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych). Od miesiąca, w którym deklarację złożył, pracodawca nie dokonuje za niego wpłat, a wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi (art. 23 ust. 4).
Ta rezygnacja nie jest jednak bezterminowa. Ustawa nakłada na pracodawcę dwa cykliczne obowiązki:
- informacja: co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, pracodawca informuje uczestnika, który złożył deklarację rezygnacji, o ponownym dokonywaniu wpłat (art. 23 ust. 5);
- wpłaty: co 4 lata, od dnia 1 kwietnia, pracodawca dokonuje wpłat za takiego uczestnika, chyba że ten ponownie zrezygnuje, składając nową deklarację (art. 23 ust. 6).
Przepisy o cyklu czteroletnim (art. 23 ust. 5 i 6) weszły w życie 1 stycznia 2023 r. (art. 144 pkt 4 ustawy), a pierwszy ponowny autozapis przypadł właśnie w 2023 r. Kolejny wypada zatem w 2027 r. Kluczowe daty to ostatni dzień lutego 2027 r. (informacja) oraz 1 kwietnia 2027 r. (wznowienie wpłat).
Kogo dotyczy i kto jest wyjątkiem
Ustawa używa pojęcia „osoby zatrudnione”. Obejmuje ono nie tylko pracowników, lecz także osoby fizyczne, które ukończyły 18 lat i wykonują pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, o ile podlegają z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy). W praktyce cykl obejmuje więc także zleceniobiorców, którzy wcześniej złożyli deklarację rezygnacji.
Ustawa przewiduje dwa wyjątki związane z wiekiem uczestnika:
- osoba, która po złożeniu deklaracji, a przed 1 kwietnia danego cyklu ukończyła 70 lat, nie jest objęta ponownymi wpłatami, a pracodawca nie ma wobec niej obowiązku informacyjnego (art. 23 ust. 8);
- osoba, która w tym okresie ukończyła 55 lat, jest objęta wpłatami wyłącznie na swój wniosek, złożony do ostatniego dnia lutego (art. 23 ust. 9).
Mikroprzedsiębiorca bez PPK: czy też musi działać
Mikroprzedsiębiorca może nie tworzyć PPK, jeżeli wszystkie zatrudnione przez niego osoby złożą deklaracje rezygnacji (art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy). Ten sam przepis stanowi jednak, że do takiego pracodawcy odpowiednio stosuje się art. 23 ust. 5 i 6, czyli właśnie cykliczne obowiązki opisane wyżej.
Z literalnego brzmienia przepisu wynika więc, że zwolnienie mikroprzedsiębiorcy nie zwalnia go z cyklu. Jeżeli w 2027 r. zatrudnieni nie złożą nowych deklaracji, przesłanka zwolnienia (deklaracje wszystkich osób zatrudnionych) przestaje być spełniona, a firma musi przygotować się do wdrożenia programu. To wniosek z wykładni przepisu, a nie jednoznaczne stanowisko organu, dlatego w razie wątpliwości warto rozstrzygnąć go przed końcem lutego 2027 r., nie po terminie.
Czego pracodawca nie może robić
Pracodawca nie powinien nakłaniać pracowników do ponownej rezygnacji. Kto jako podmiot zatrudniający albo osoba działająca w jego imieniu lub z jego inicjatywy nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu (art. 108 ustawy). Informacja o ponownym autozapisie powinna więc być rzeczowa i neutralna, bez zachęt do składania deklaracji.
Odpowiedzialność za zaniedbania
Pracodawca, który nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym terminie, podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł (art. 107 pkt 2 ustawy). Ta sama sankcja grozi za niezgłaszanie wymaganych ustawą danych lub zgłaszanie danych nieprawdziwych oraz za nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat (art. 107 pkt 3 i 4). Ryzyko dotyczy więc nie tylko samego wznowienia wpłat w terminie, ale też porządku w danych i dokumentacji.
Lista kontrolna na początek 2027 r.
- Sporządź listę osób, które złożyły deklaracje rezygnacji (pracownicy i zleceniobiorcy objęci ustawą).
- Ustal, kto w tym okresie ukończył 55 lub 70 lat, bo wobec tych osób obowiązują odrębne zasady.
- Prześlij informację o ponownym dokonywaniu wpłat do ostatniego dnia lutego 2027 r. i zachowaj dowód jej doręczenia.
- Przyjmuj nowe deklaracje rezygnacji w formie pisemnej i nie sugeruj, że warto je składać.
- Od 1 kwietnia 2027 r. wznów wpłaty za osoby, które nie złożyły nowej deklaracji, i poinformuj o tym wybraną instytucję finansową.
- Jeżeli prowadzisz mikrofirmę bez PPK, sprawdź z wyprzedzeniem, czy po 1 kwietnia nadal spełniasz warunek zwolnienia.
Podsumowanie
Rezygnacja z PPK działa tylko do kolejnego cyklu czteroletniego. Pracodawca musi poinformować uczestników do końca lutego 2027 r. i od 1 kwietnia 2027 r. wznowić wpłaty, jeśli nie złożą oni nowej deklaracji. Dotyczy to także mikroprzedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia z PPK. Błędy mogą kosztować od 1000 zł do 1 000 000 zł grzywny, więc warto uporządkować dokumentację z wyprzedzeniem. Szerzej o obowiązkach firm w zakresie prawa pracy i obowiązków pracodawcy piszemy na stronie Prawo dla przedsiębiorców.
Potrzebujesz pomocy z wdrożeniem PPK lub przygotowaniem informacji dla zatrudnionych? Kancelaria Tabert Przyniczka pomoże ocenić sytuację Twojej firmy i uniknąć sankcji. Zapoznaj się z ofertą dla przedsiębiorców: tabert.pl/przedsiebiorcy.