Przedsiębiorca, który startuje w przetargach, prędzej czy później dostaje od zamawiającego pismo z żądaniem wyjaśnień dotyczących ceny. Oferta wygrywa zwykle ceną, więc wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny to nie formalność. Od jakości odpowiedzi zależy, czy oferta zostanie w postępowaniu, czy zostanie odrzucona. Poniżej wyjaśniamy, kiedy zamawiający ma obowiązek takiego żądania, co powinno znaleźć się w odpowiedzi i jakie są skutki milczenia. Przepisy cytujemy według tekstu jednolitego ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2026 poz. 793).
Kiedy zamawiający żąda wyjaśnień
Podstawą jest art. 224 ust. 1 Pzp. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, albo ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, albo budzą wątpliwości co do możliwości wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu.
Ustawa wprowadza też próg liczbowy. Według art. 224 ust. 2 pkt 1 Pzp, gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny VAT, ustalonej przed wszczęciem postępowania, albo od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1, 5a i 10, zamawiający zwraca się o wyjaśnienia. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia. Jeżeli wartość zamówienia zaktualizowano po wszczęciu postępowania, na przykład z powodu istotnej zmiany cen rynkowych, a oferta jest od niej niższa o co najmniej 30%, zamawiający może (nie musi) zażądać wyjaśnień, co wynika z art. 224 ust. 2 pkt 2 Pzp.
Próg 30% nie jest jedyną podstawą wezwania. Zamawiający żąda wyjaśnień także wtedy, gdy różnica jest mniejsza, a cena wydaje się rażąco niska lub budzi jego wątpliwości (art. 224 ust. 1 Pzp).
Na kim spoczywa ciężar dowodu
To najważniejsza zasada dla wykonawcy. Zgodnie z art. 224 ust. 5 Pzp obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu, spoczywa na wykonawcy. Zamawiający nie musi więc dowodzić, że cena jest nierealna. To wykonawca musi przekonać go, że przedmiot zamówienia da się wykonać za zaoferowaną kwotę. Samo ogólne zapewnienie, że wycena jest rzetelna, nie wystarczy. Potrzebne są konkretne wyliczenia i dowody.
Czego mogą dotyczyć wyjaśnienia
Art. 224 ust. 3 Pzp wskazuje, że wyjaśnienia mogą dotyczyć w szczególności:
- zarządzania procesem produkcji, świadczonych usług lub metody budowy;
- wybranych rozwiązań technicznych albo wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, usług lub realizacji robót;
- oryginalności dostaw, usług lub robót oferowanych przez wykonawcę;
- zgodności z przepisami o kosztach pracy, przy czym wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej;
- zgodności z prawem w rozumieniu przepisów o pomocy publicznej;
- zgodności z przepisami prawa pracy i zabezpieczenia społecznego obowiązującymi w miejscu realizacji zamówienia, a także z przepisami o ochronie środowiska;
- wypełniania obowiązków związanych z powierzeniem części zamówienia podwykonawcy.
W zamówieniach na roboty budowlane lub usługi zamawiający musi żądać wyjaśnień co najmniej w zakresie kosztów pracy oraz zgodności z przepisami prawa pracy i zabezpieczenia społecznego (art. 224 ust. 4 Pzp). Dla wykonawcy usług, w których dominuje koszt osobowy, oznacza to konieczność przygotowania kalkulacji wynagrodzeń, składek i narzutów, która wprost pokazuje, że przyjęte stawki nie schodzą poniżej ustawowego minimum.
Jak przygotować odpowiedź
Dobra odpowiedź jest konkretna i udokumentowana. Warto przyjąć kilka zasad:
- odpowiadać na pytania zamawiającego w kolejności, w jakiej zostały postawione, i w wyznaczonym terminie;
- przedstawić pełną kalkulację cenową z podziałem na istotne składniki kosztów, a nie samą cenę końcową;
- dołączyć dowody: oferty podwykonawców i dostawców, umowy ramowe z dostawcami, cenniki, kalkulacje kosztów pracy;
- wskazać obiektywne przyczyny niskiej ceny, na przykład posiadany sprzęt, dostęp do materiałów po korzystnych cenach, optymalizację logistyki, a nie jedynie niską marżę;
- pokazać, że cena obejmuje wszystkie wymagania z dokumentów zamówienia, także te, które łatwo pominąć w wycenie.
Wyjaśnienia powinny być spójne z samą ofertą i z dokumentami zamówienia. Sprzeczność między kalkulacją a opisem przedmiotu zamówienia osłabia wiarygodność wyjaśnień.
Skutki braku wyjaśnień lub ich niewystarczalności
Art. 224 ust. 6 Pzp przesądza, że odrzuceniu jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, albo jeśli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu. Podstawę odrzucenia zawiera art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp: zamawiający odrzuca ofertę, która zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.
Wykonawca, który uważa odrzucenie za niezgodne z ustawą, może skorzystać ze środków ochrony prawnej. Zgodnie z art. 505 ust. 1 Pzp przysługują one wykonawcy, który ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przepisów ustawy przez zamawiającego. Odwołanie przysługuje na niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego podjętą w postępowaniu (art. 513 pkt 1 Pzp), a odrzucenie oferty jest taką czynnością.
Podsumowanie
Ustawa jasno rozkłada ciężar dowodu w sprawie rażąco niskiej ceny na wykonawcę. Najlepszą ochroną jest rzetelna kalkulacja przygotowana jeszcze przed złożeniem oferty, z dokumentami, które można od razu załączyć do wyjaśnień. Jeżeli startują Państwo w zamówieniach publicznych lub planują to zrobić, pomagamy w przygotowaniu odpowiedzi na wezwanie zamawiającego oraz w sporach o odrzucenie oferty. Więcej o obsłudze prawnej firm znajdą Państwo na stronie Kancelarii dla przedsiębiorców.
Potrzebują Państwo wsparcia w przetargu? Skontaktuj się z Kancelarią Tabert Przyniczka przez stronę tabert.pl/przedsiebiorcy i opisz sprawę, a wskażemy, jak najlepiej zabezpieczyć ofertę.