Od 1 października 2026 r. adres do doręczeń elektronicznych (ADE) staje się obowiązkowy dla przedsiębiorców wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). To kolejny, po obowiązkowym KSeF, krok w cyfryzacji kontaktu firm z administracją publiczną — i podobnie jak przy KSeF, lepiej dopełnić formalności z wyprzedzeniem niż w ostatnim tygodniu przed terminem.
Czym jest adres do e-Doręczeń
Adres do doręczeń elektronicznych to elektroniczny odpowiednik adresu, na który urząd może skierować pismo wymagające potwierdzenia odbioru — dotychczas wysyłane listem poleconym. Po utworzeniu adresu i wpisaniu go do bazy adresów elektronicznych (BAE) korespondencja urzędowa trafia do elektronicznej skrzynki podawczej przedsiębiorcy, a nie na adres wskazany w CEIDG.
Obowiązek ten wynika z ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 9 tej ustawy posiadanie ADE jest obowiązkowe dla podmiotu niepublicznego wpisanego do CEIDG, a przepis ten — na mocy art. 166 pkt 9 ustawy — wchodzi w życie z dniem 1 października 2026 r.
System doręczeń elektronicznych działa w oparciu o publiczną bazę adresów elektronicznych (BAE), prowadzoną przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. To właśnie w tej bazie musi znaleźć się adres przedsiębiorcy, żeby doręczenie na ten adres wywoływało takie same skutki prawne jak odebranie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
Nowość dla CEIDG, nie dla wszystkich przedsiębiorców
Warto podkreślić, że dla części podmiotów obowiązek posiadania ADE nie jest niczym nowym. Zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 1-8 ustawy o doręczeniach elektronicznych obowiązek ten — z dniem 1 października 2021 r. — objął już m.in. adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych, notariuszy oraz spółki i inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Od 1 października 2026 r. do tego grona dołączają — na mocy art. 9 ust. 1 pkt 9 — podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG, a więc przede wszystkim jednoosobowe działalności gospodarcze i wspólnicy spółek cywilnych.
Kogo obejmuje obowiązek i jakie są terminy
Praktyczny harmonogram wygląda następująco:
- Przedsiębiorcy, którzy złożyli wniosek o wpis do CEIDG po 30 września 2022 r., już przy rejestracji przekazują dane niezbędne do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych — dla tej grupy obowiązek w praktyce jest już zrealizowany na etapie rejestracji.
- Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 30 września 2022 r., którzy nie mają jeszcze ADE, a w okresie od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. złożą wniosek o zmianę wpisu w CEIDG — muszą przekazać dane do utworzenia adresu właśnie przy tej zmianie.
- Pozostali przedsiębiorcy bez ADE wpisani do CEIDG mają obowiązek uzyskać wpis adresu do bazy adresów elektronicznych najpóźniej do 30 września 2026 r. — niezależnie od tego, czy w tym czasie zmieniają cokolwiek w swoim wpisie.
Podstawą tego harmonogramu jest art. 152 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Efekt końcowy jest ten sam dla wszystkich: od 1 października 2026 r. każdy przedsiębiorca wpisany do CEIDG powinien mieć aktywny adres do doręczeń elektronicznych, bo od tej daty obowiązek posiadania ADE obowiązuje wprost, z mocy ustawy.
Jak założyć adres do e-Doręczeń
Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego składa się elektronicznie — przez portal biznes.gov.pl (usługa dostępna także przy okazji innych spraw urzędowych związanych z CEIDG) lub przez platformę mObywatel. Do złożenia wniosku potrzebne jest potwierdzenie tożsamości profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym. Po pozytywnej weryfikacji adres trafia do bazy adresów elektronicznych, a informacja o nim jest przekazywana do CEIDG.
Przedsiębiorca może też — zamiast publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego — skorzystać z adresu powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez komercyjnego, kwalifikowanego dostawcę. To rozwiązanie ma znaczenie głównie dla firm, które chcą zintegrować doręczenia elektroniczne z własnym systemem obiegu dokumentów.
Po założeniu adresu warto też ustalić w firmie, kto regularnie sprawdza skrzynkę do e-Doręczeń — zwłaszcza w małych podmiotach, gdzie dotychczas kwestiami korespondencji urzędowej zajmowała się jedna osoba przy okazji odbierania poczty tradycyjnej. Elektroniczna skrzynka wymaga innego nawyku: systematycznego, a nie okazjonalnego sprawdzania.
Dlaczego nie warto czekać do ostatniej chwili
Doświadczenie z wdrażania KSeF pokazuje powtarzający się wzorzec: przedsiębiorcy odkładają formalności cyfrowe na ostatnie tygodnie przed terminem, co przy wniosku wymagającym profilu zaufanego lub e-dowodu bywa źródłem niepotrzebnego pośpiechu — zwłaszcza jeśli okaże się, że dane uwierzytelniające wymagają odnowienia albo trzeba je dopiero założyć. Adres do doręczeń elektronicznych warto założyć z wyprzedzeniem także dlatego, że po 1 października 2026 r. to on — a nie adres z CEIDG — stanie się kanałem, którym urząd może skutecznie doręczyć pismo wymagające potwierdzenia odbioru. Firma, która przeoczy komunikację skierowaną na ADE, naraża się na te same skutki, jakie dziś wiążą się z nieodebraniem listu poleconego.
Dla przedsiębiorców, którzy jednocześnie borykają się z zatorami płatniczymi kontrahentów, cyfryzacja kontaktu z administracją ma jeszcze jeden praktyczny wymiar: uporządkowana, elektroniczna korespondencja urzędowa ułatwia też bieżące monitorowanie własnej sytuacji prawnej i podatkowej — co ma znaczenie przy planowaniu działań wobec nierzetelnych kontrahentów.
Podsumowanie
Od 1 października 2026 r. adres do doręczeń elektronicznych będzie obowiązkowy dla firm wpisanych do CEIDG, a większość przedsiębiorców, którzy dotąd go nie mają, musi uzyskać wpis adresu do bazy adresów elektronicznych najpóźniej do 30 września 2026 r. Warto złożyć wniosek z wyprzedzeniem — przez biznes.gov.pl lub mObywatel — zamiast czekać na ostatni tydzień przed terminem.
Jeżeli prowadzisz firmę i zastanawiasz się, jak nowe obowiązki formalne wpływają na bieżące sprawy — w tym na dochodzenie zaległych płatności od kontrahentów — sprawdź, jak Kancelaria Tabert Przyniczka wspiera przedsiębiorców w sprawach gospodarczych. Skontaktuj się z nami, aby omówić Twoją sytuację.