Od 8 lipca 2026 r. maksymalna kara grzywny za naruszenie przepisów o czasie pracy nie wynosi już 30 000 zł, lecz 60 000 zł. Zmianę wprowadziła nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473), która podwoiła widełki kar z art. 281 Kodeksu pracy. Wielu pracodawców wciąż działa w przekonaniu, że górny pułap to 30 000 zł — a to właśnie w obszarze czasu pracy i regulaminu pracy błędy zdarzają się najczęściej, bo przepisy w tym zakresie są rozproszone po kilkunastu artykułach Kodeksu pracy.
Ile dziś rzeczywiście grozi pracodawcy
Art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy przewiduje karę grzywny dla pracodawcy, który narusza przepisy o czasie pracy. Do 7 lipca 2026 r. widełki tej grzywny wynosiły od 1000 zł do 30 000 zł. Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473) podniosła je do przedziału 2000 zł – 60 000 zł, z wejściem w życie 8 lipca 2026 r. Ten sam mechanizm objął sąsiednie przepisy karne Kodeksu pracy (art. 282 i 283), więc podwyżka nie dotyczy wyłącznie czasu pracy, ale przy tym akurat naruszeniu — z uwagi na skalę i powtarzalność błędów w regulaminach — będzie widoczna najszybciej.
Kto nakłada karę: mandat inspektora czy wyrok sądu
Ta sama nowelizacja zmieniła też art. 96 § 1a Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy, działając jako oskarżyciel publiczny, może nałożyć mandat karny do 5000 zł. Pełna górna granica — do 60 000 zł — wymaga skierowania sprawy do sądu i przeprowadzenia postępowania w sprawach o wykroczenia. W praktyce oznacza to, że drobne, jednorazowe niedopatrzenie kończy się zwykle mandatem, ale przy naruszeniach systemowych, powtarzalnych lub dotyczących wielu pracowników PIP ma dziś realne narzędzie, by skierować sprawę na drogę sądową i domagać się grzywny bliższej nowej, wyższej granicy.
Co regulamin pracy musi mówić o czasie pracy
Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy powstaje przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników (art. 104 § 1¹ Kodeksu pracy). Pracodawca zatrudniający 20–49 osób wprowadza regulamin na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 104 § 3), a poniżej tego progu może zrobić to dobrowolnie (art. 104 § 2). Tam, gdzie regulaminu nie ma i nie obowiązuje układ zbiorowy pracy, systemy i rozkłady czasu pracy ustala się w obwieszczeniu (art. 150 § 1).
Jeżeli regulamin obowiązuje, musi zgodnie z art. 104¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy ustalać systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe. To właśnie ten punkt najczęściej bywa potraktowany po macoszemu — zapisany ogólnikowo, bez przypisania konkretnego systemu do konkretnej grupy stanowisk, albo skopiowany z wzoru sprzed lat bez dostosowania do faktycznej organizacji pracy w firmie.
Trzy drogi ustalenia systemu czasu pracy
Art. 150 § 1 Kodeksu pracy przewiduje trzy możliwe miejsca, w których pracodawca ustala systemy i rozkłady czasu pracy: układ zbiorowy pracy, regulamin pracy albo obwieszczenie. Obwieszczenie jest dopuszczalne, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma obowiązku prowadzenia regulaminu — wystarczy spełnienie jednego z tych dwóch warunków, nie obu naraz. W praktyce oznacza to, że mała firma bez układu zbiorowego, ale zatrudniająca np. 60 pracowników i objęta obowiązkiem regulaminu, nie może zastąpić go obwieszczeniem — musi mieć regulamin z prawidłowo opisanym czasem pracy, mimo że nie działa u niej żaden związek zawodowy.
System czasu pracy a rozkład czasu pracy — gdzie najłatwiej o błąd
Kodeks pracy nie definiuje wprost pojęć „system czasu pracy” i „rozkład czasu pracy” — rozróżnienie wynika z systematyki Działu szóstego, Rozdziału IV, zatytułowanego „Systemy i rozkłady czasu pracy” (art. 135–150). W praktyce system to rama prawna organizacji czasu pracy — na przykład podstawowy (norma z art. 129 § 1: 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin tygodniowo), równoważny (art. 135) czy zadaniowy (art. 140). Rozkład to już konkretny harmonogram — godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy dla danej grupy pracowników w ramach przyjętego systemu. Regulamin, który miesza te dwa poziomy albo pomija jeden z nich dla części załogi, naraża pracodawcę na zarzut naruszenia art. 104¹ § 1 pkt 2 — a w konsekwencji na odpowiedzialność z art. 281 § 1 pkt 5.
Jak sprawdzić regulamin przed kontrolą PIP
Warto przejrzeć regulamin pod kątem czterech punktów:
- czy każdej grupie pracowników przypisano konkretny, nazwany system czasu pracy zgodny z Kodeksem pracy,
- czy dla każdego systemu wskazano faktycznie stosowany okres rozliczeniowy,
- czy rozkłady czasu pracy nie są zapisane sprzeczne z przyjętym systemem,
- czy ewidencja czasu pracy (art. 149 Kodeksu pracy) rzeczywiście odzwierciedla to, co zapisano w regulaminie, a nie odwrotnie.
Przy podwojonej górnej granicy kary sam koszt błędu wzrósł dwukrotnie, a ryzyko, że drobna niespójność przerodzi się w postępowanie sądowe zamiast mandatu, jest dziś wyższe niż przed lipcem 2026 r. Warto podkreślić, że sama treść obowiązków się nie zmieniła — art. 104¹, 149 i 150 Kodeksu pracy brzmią tak samo jak przed nowelizacją. Zmieniła się wyłącznie dotkliwość sankcji za ich naruszenie, co w praktyce podnosi ryzyko finansowe każdego regulaminu, który był pisany „na wzór” bez dopasowania do rzeczywistej struktury zatrudnienia. Jeśli regulamin pracy w Twojej firmie nie był aktualizowany od dłuższego czasu, to dobry moment na jego audyt — sprawdzenie zgodności zapisów o systemach i rozkładach czasu pracy z faktyczną organizacją pracy oraz z ewidencją, zanim zrobi to inspektor PIP podczas kontroli.
Kancelaria Tabert Przyniczka prowadzi audyty regulaminów pracy i doradza przedsiębiorcom w sporach z Państwową Inspekcją Pracy. Więcej o naszym wsparciu dla firm znajdziesz na stronie Prawo dla przedsiębiorców. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz sprawdzić, czy Twój regulamin pracy jest zgodny z aktualnymi przepisami.