Pytanie „dlaczego on dostał podwyżkę, a ja nie” przestaje być wyłącznie sprawą atmosfery w zespole. Unijna dyrektywa o jawności wynagrodzeń przesuwa ciężar dowodu na pracodawcę, a pierwsze przepisy krajowe już obowiązują. Dla firmy oznacza to jedno: decyzja o wynagrodzeniu musi dać się uzasadnić na piśmie, w oparciu o kryteria ustalone wcześniej, a nie po fakcie.
Co już obowiązuje w Polsce
Polska wdraża dyrektywę (UE) 2023/970 etapami. Pierwszy etap to ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie Kodeksu pracy (Dz.U. 2025 poz. 807), która weszła w życie 24 grudnia 2025 r. Dotyczy ona rekrutacji:
- kandydat otrzymuje informację o początkowej wysokości wynagrodzenia albo jego przedziale, opartym na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach (art. 183ca § 1 Kodeksu pracy),
- informację trzeba przekazać w ogłoszeniu o naborze, a jeśli jej tam nie było, przed rozmową kwalifikacyjną albo najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 183ca § 2),
- ogłoszenia i nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci (art. 183ca § 3),
- pracodawca nie może żądać od kandydata informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy (art. 221 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy).
Podstawa materialna jest jednak starsza i szersza. Art. 183c Kodeksu pracy gwarantuje prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Za prace o jednakowej wartości ustawa uznaje takie, które wymagają porównywalnych kwalifikacji, porównywalnej odpowiedzialności i wysiłku. Wynagrodzenie obejmuje przy tym wszystkie składniki, także świadczenia niepieniężne.
Drugi etap: projekt ustawy UC127
Termin transpozycji dyrektywy upłynął 7 czerwca 2026 r. (art. 34 ust. 1). Pełne wdrożenie ma przynieść projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (numer z wykazu prac legislacyjnych: UC127). Według stanu na dzień publikacji tego artykułu nie jest on jeszcze ogłoszony w Dzienniku Ustaw, a jego ostateczny kształt i termin wejścia w życie pozostają otwarte. Dlatego nie warto planować wyłącznie pod konkretny paragraf projektu. Warto planować pod wymagania samej dyrektywy, bo to ona wyznacza kierunek.
Czego dyrektywa oczekuje od pracodawcy
Dla decyzji o podwyżkach najważniejsze są cztery elementy.
Kryteria ustalania wynagrodzeń. Struktura wynagrodzeń ma pozwalać ocenić, czy pracownicy są w porównywalnej sytuacji, na podstawie obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów. Dyrektywa wymienia umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy. Kryteria nie mogą opierać się bezpośrednio ani pośrednio na płci (art. 4 ust. 4).
Dostęp pracowników do kryteriów. Pracodawca zapewnia pracownikom łatwy dostęp do kryteriów stosowanych do określania wynagrodzenia, poziomów wynagrodzenia i jego progresji. Kryteria te muszą być obiektywne i neutralne płciowo (art. 6 ust. 1).
Prawo do informacji. Pracownik może zażądać pisemnej informacji o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzenia, w podziale na płeć, w kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Pracodawca odpowiada w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu dwóch miesięcy, a raz w roku musi przypominać wszystkim pracownikom o tym prawie (art. 7 ust. 1, 3 i 4). Pracownikowi nie wolno przy tym zabronić ujawniania własnego wynagrodzenia na potrzeby dochodzenia równości płac, a państwa członkowskie mają zakazać umownych klauzul, które to uniemożliwiają (art. 7 ust. 5).
Ciężar dowodu. Gdy pracownik przedstawi fakty pozwalające domniemywać dyskryminację płacową, to pozwany pracodawca musi udowodnić, że do niej nie doszło (art. 18 ust. 1). Co istotne, jeśli pracodawca nie wywiązał się z obowiązków przejrzystości z art. 5, 6, 7, 9 i 10, musi udowodnić brak dyskryminacji także wtedy, gdy samych faktów domniemania nie ma. Wyjątek dotyczy naruszenia oczywiście niezamierzonego i marginalnego (art. 18 ust. 2).
Jak w praktyce uzasadnić podwyżkę
Ocena pracownicza staje się dowodem. Jeśli jedna osoba dostaje podwyżkę, a druga na porównywalnym stanowisku nie, firma powinna umieć wykazać różnicę za pomocą kryteriów, które istniały przed decyzją. W praktyce sprowadza się to do kilku kroków:
- Spisać kryteria oceny i zaszeregowania stanowisk, odwołując się do umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy, i udostępnić je pracownikom.
- Przypisać pracowników do kategorii wykonujących pracę takiej samej wartości, bo właśnie względem takich grup będą porównywane wynagrodzenia.
- Dokumentować każdą decyzję o podwyżce lub premii: kto ocenił, według jakich kryteriów, na podstawie jakich danych (wyniki, zakres obowiązków, nowe kompetencje).
- Sprawdzić regulaminy wynagradzania i umowy pod kątem klauzul zakazujących rozmów o wynagrodzeniu.
- Przygotować procedurę odpowiedzi na pisemne wnioski o informację, z terminem krótszym niż dwa miesiące.
Ryzyko finansowe jest realne. Dyrektywa wymaga, by odszkodowanie obejmowało pełne odzyskanie zaległego wynagrodzenia i związanych z nim premii lub świadczeń rzeczowych, a także zadośćuczynienie za szkody niematerialne i odsetki za zwłokę. Nie może być też ograniczone z góry ustaloną maksymalną kwotą (art. 16 ust. 3 i 4).
Kogo dotyczy raportowanie luki płacowej
Oprócz praw indywidualnych dyrektywa wprowadza obowiązek raportowania. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników mają przekazać pierwsze informacje do 7 czerwca 2027 r., a potem co roku. Firmy zatrudniające od 150 do 249 osób składają pierwszy raport do tej samej daty, a następnie co trzy lata. Pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 osób zaczynają od 7 czerwca 2031 r., także z częstotliwością co trzy lata (art. 9 ust. 2-4). Dyrektywa nie narzuca raportowania firmom poniżej 100 pracowników, ale państwa członkowskie mogą je wprowadzić w prawie krajowym (art. 9 ust. 5). Ostateczny zakres obowiązków w Polsce zależy więc od kształtu ustawy wdrażającej.
Podsumowanie
Jawność wynagrodzeń to w praktyce obowiązek posiadania uzasadnienia. Firmy, które teraz uporządkują kryteria ocen, zaszeregowanie stanowisk i dokumentację decyzji płacowych, unikną nerwowego dostosowywania się po wejściu pełnych przepisów, a w sporze z pracownikiem będą miały czym się obronić.
Kancelaria Tabert Przyniczka pomaga przedsiębiorcom w przygotowaniu regulaminów wynagradzania, kryteriów ocen i procedur zgodnych z nowymi wymogami. Więcej o obsłudze prawnej firm znajdziesz na stronie Przedsiębiorcy. Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoje zasady wynagradzania obronią się w sporze, skontaktuj się z nami.