Ministerstwo Finansów chce odsunąć w czasie start kar za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur. Według doniesień prasowych z 22 i 23 września 2026 r. projekt nowelizacji ustawy o VAT przesuwa początek administracyjnych kar pieniężnych z 1 stycznia 2027 r. na 1 stycznia 2028 r. Nagłówki brzmią jednak jak rozstrzygnięcie („nie będzie kar do końca 2027 r.”), a to na dziś wyłącznie projekt. Dla przedsiębiorcy różnica jest zasadnicza: obowiązujący tekst ustawy nadal wskazuje 1 stycznia 2027 r. Poniżej porządkujemy, co wynika z przepisów, co z projektu, i jak rozsądnie zaplanować wdrożenie KSeF w firmie.
Co mówi obowiązująca ustawa: art. 106ni i data 1 stycznia 2027 r.
Kary za nieprawidłowe stosowanie KSeF przewiduje art. 106ni ustawy o podatku od towarów i usług (tekst jednolity ogłoszony obwieszczeniem Marszałka Sejmu z 1 września 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1263). Naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę w drodze decyzji, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
- w okresie awarii lub niedostępności systemu, albo w przypadku z art. 106nda ust. 1, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
- nie przesłał w wymaganym terminie do KSeF faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1.
Wysokość kary to do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Gdy faktura nie zawiera podatku, kara wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem. Karę uiszcza się bez wezwania w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, a wpływy stanowią dochód budżetu państwa. W sprawach nieuregulowanych w ustawie o VAT stosuje się dział IVA Kodeksu postępowania administracyjnego oraz odpowiednio dział IV Ordynacji podatkowej.
Kluczowa jest data. Ustęp 1–3 i 5–7 art. 106ni wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2027 r. Wynika to z przepisu wprowadzającego (art. 23 pkt 4 ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT, w brzmieniu nadanym ustawą z 5 sierpnia 2025 r.), który cytuje tekst jednolity. Do tego dnia kar z ust. 1 nie ma, i to niezależnie od tego, co ostatecznie zdecyduje ustawodawca.
Ustęp 4 tego samego artykułu ma osobne znaczenie: w razie niedopełnienia obowiązków z art. 106ga ust. 1, art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4 lub art. 106nh ust. 2 nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Przedsiębiorca nie odpowiada więc karnoskarbowo za same uchybienia w obsłudze KSeF, ale ryzyko administracyjne pozostaje.
Co proponuje Ministerstwo Finansów: projekt, nie prawo
Według doniesień prasowych z 22–23 września 2026 r. (m.in. Bankier.pl i Money.pl) projekt nowelizacji ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw został opublikowany na stronach Rządowego Centrum Legislacji. Zakłada odroczenie startu kar pieniężnych za błędy w KSeF z 1 stycznia 2027 r. na 1 stycznia 2028 r. W tym samym projekcie ma się znaleźć przedłużenie mechanizmu odwrotnego obciążenia dla gazu, energii elektrycznej i uprawnień do emisji gazów cieplarnianych do 30 czerwca 2030 r. Przyjęcie projektu przez rząd planowane jest na czwarty kwartał 2026 r.
Wcześniej sygnały płynęły od samego ministra: w kwietniu 2026 r. Minister Finansów Andrzej Domański mówił w RMF FM, że resort analizuje wydłużenie okresu „bez konsekwencji”. Dziś to wydłużenie ma postać projektu.
Co z tego wynika praktycznie? Po pierwsze, projekt wymaga jeszcze przyjęcia przez Radę Ministrów oraz uchwalenia przez Sejm i Senat, a także podpisu Prezydenta. Jego ostateczny kształt, w tym data wejścia w życie, może się zmienić. Po drugie, do czasu wejścia w życie nowelizacji wiążący jest tekst obowiązujący. Budowanie planu firmy wyłącznie na zapowiedzi odroczenia oznacza ryzyko, że nowelizacja nie zdąży przed 1 stycznia 2027 r. Po trzecie, nawet jeżeli projekt stanie się prawem, odroczenie dotyczy kar z art. 106ni, a nie samego obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych z art. 106ga ust. 1.
Czego okres bez kar nie zmienia
Brak kar nie oznacza braku obowiązku. Art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Przepisy epizodyczne dają jedynie ograniczone odstępstwa. Zgodnie z art. 145m ust. 1 w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF tylko wtedy, gdy łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Limit jest miesięczny i liczony łącznie z VAT, a przekroczenie go pozbawia prawa do faktur poza systemem począwszy od faktury, którą limit przekroczono (art. 145m ust. 2).
W praktyce oznacza to, że firma, która dziś wystawia faktury poza KSeF ponad ten limit, działa niezgodnie z ustawą, nawet jeżeli sankcja administracyjna jeszcze nie obowiązuje. Doniesienia prasowe wskazują też, że organy podatkowe zapowiadają weryfikację rzetelności firm, które system omijają. To nie są kary z art. 106ni, ale to sygnał, że okres przejściowy nie jest okresem bezczynności organów.
Jak przygotować firmę, nie czekając na nowelizację
Rozsądny plan zakłada, że przepisy obowiązują w brzmieniu z art. 106ni, a ewentualne odroczenie traktujemy jako bonus, nie jako podstawę decyzji. W praktyce warto zrobić kilka rzeczy.
- Ustalić, którzy pracownicy i systemy wystawiają faktury. Kara z art. 106ni zależy od tego, że faktura została wystawiona poza KSeF lub niezgodnie ze wzorem. Wiedza, gdzie to może się zdarzyć (sprzedaż, księgowość, biuro rachunkowe), jest punktem wyjścia.
- Spisać procedurę na wypadek awarii. Art. 106ni ust. 1 pkt 2 wprost odnosi się do faktur wystawianych w okresie awarii lub niedostępności systemu. Procedura powinna wskazywać, kto decyduje o trybie awaryjnym i jak faktura trafia później do KSeF.
- Pilnować terminów przesyłania faktur. Pkt 3 karze za nieprzesłanie faktur w wymaganym terminie do KSeF w przypadkach z art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1. Terminy warto wpisać do harmonogramu księgowości.
- Skontrolować umowę z biurem rachunkowym. Odpowiedzialność wobec organu ponosi podatnik. Umowa powinna jasno rozdzielać zadania w KSeF oraz skutki błędów.
- Przetestować proces do końca 2026 r. Jeżeli odroczenie wejdzie w życie, firma zyska czas bez kosztu. Jeżeli nie, będzie gotowa na 1 stycznia 2027 r.
Podsumowanie
Stan prawny na 30 września 2026 r. jest następujący: art. 106ni ustawy o VAT przewiduje kary do 100% podatku (lub do 18,7% należności ogółem, gdy faktura nie zawiera podatku), a ich początek przypada na 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów proponuje przesunięcie tej daty na 1 stycznia 2028 r., ale to na razie projekt. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych trwa niezależnie od tego, czy i kiedy kary wejdą w życie.
Wdrożenie KSeF w firmie, zwłaszcza z kilkoma systemami sprzedaży, biurem rachunkowym i różnymi trybami wystawiania faktur, łatwo zaplanować źle. Kancelaria pomaga przedsiębiorcom uporządkować procedury, umowy z dostawcami usług księgowych i odpowiedzialność za błędy w e-fakturowaniu. Więcej o tym, jak wspieramy firmy na co dzień, znajdziesz na stronie Kancelaria dla przedsiębiorców.
Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu KSeF lub przeglądzie procedur w firmie? Skontaktuj się z Kancelarią Tabert Przyniczka przez stronę tabert.pl/przedsiebiorcy, a przygotujemy plan dopasowany do Twojej skali działalności.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na 30 września 2026 r.; informacje o projekcie pochodzą z doniesień prasowych.