Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestał być odległą zapowiedzią — dla większości firm to już obowiązująca rzeczywistość. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w centralnym systemie Ministerstwa Finansów stało się obowiązkowe etapami w 2026 roku, a wraz z nim pojawiło się pytanie, które spędza sen z powiek przedsiębiorcom: co grozi za błędy? W przestrzeni publicznej krążą informacje o karach sięgających 100% podatku. Resort finansów w czerwcu 2026 roku odniósł się do tych obaw, a jedna data — 1 stycznia 2027 roku — wyznacza moment, od którego sankcje zaczną realnie obowiązywać. Wyjaśniamy, od kiedy KSeF jest obowiązkowy, jakie kary przewidują przepisy, dlaczego będą stosowane dopiero od 2027 roku i co to oznacza dla firmy w praktyce.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzono stopniowo. Od 1 lutego 2026 roku dotyczy on tzw. dużych podatników — tych, u których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy zostali objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku. Co istotne, nie ma odrębnego, późniejszego startu dla najmniejszych firm — także podatnicy zwolnieni z VAT wchodzą do systemu w kwietniu 2026 roku.
Podstawą prawną jest ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a obowiązkowy KSeF wraz z aktualnym harmonogramem wprowadziła nowelizacja — ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Sam obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych reguluje art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT.
Jakie kary grożą za błędy w KSeF?
Przepisy przewidują dotkliwe sankcje finansowe. Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego może w drodze decyzji nałożyć karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, która została wystawiona poza KSeF wbrew obowiązkowi. Jeżeli faktura nie wykazuje kwoty podatku, kara może sięgnąć do 18,7% kwoty należności ogółem, czyli wartości brutto.
Kluczowe jest słowo „do”. To są progi maksymalne, a nie sztywne stawki. Wysokość kary podlega miarkowaniu na zasadach Kodeksu postępowania administracyjnego — art. 189d k.p.a. nakazuje uwzględnić m.in. wagę i okoliczności naruszenia, jego częstotliwość, stopień przyczynienia się oraz dobrowolne usunięcie skutków. Karę należy uiścić w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. Sankcje obejmują nie tylko niewystawienie faktury w systemie, lecz także nieprzesłanie jej do KSeF w wymaganym terminie.
Dlaczego kary zaczną obowiązywać dopiero od 2027 roku?
To najważniejsza informacja dla firm, które dopiero oswajają się z systemem: przez cały 2026 rok kary administracyjne z art. 106ni nie są nakładane. Przepis o sankcjach zaczyna być stosowany dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Rok 2026 jest więc okresem przejściowym — czasem na naukę i dostosowanie procesów bez ryzyka kary pieniężnej. Szef Krajowej Administracji Skarbowej zapowiedział, że w 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani za błędy w KSeF ani za nieprzystąpienie do systemu.
Dlatego właśnie o „KSeF 2027″ mówi się w kontekście kar — rok 2027 to nie data startu obowiązku (ten ruszył w lutym i kwietniu 2026), lecz moment, od którego sankcje stają się realne. Od 2027 roku dochodzi też obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach. Trzeba jednak pamiętać o istotnym zastrzeżeniu: brak kar administracyjnych w 2026 roku nie wyłącza odpowiedzialności karno-skarbowej — to odrębny reżim. Warto też wiedzieć, że Ministerstwo Finansów, odpowiadając w czerwcu 2026 roku na obawy przedsiębiorców, nie zdecydowało się na dalsze obniżanie maksymalnych progów kar, wskazując, że mechanizm miarkowania z art. 189d k.p.a. wystarczająco chroni podatników.
Co można robić w okresie przejściowym?
Ustawodawca przewidział kilka udogodnień obowiązujących do końca 2026 roku. Przedsiębiorcy wystawiający faktury o niskiej wartości — do 10 000 zł miesięcznie łącznie — mogą do 31 grudnia 2026 roku wystawiać je poza KSeF, w formie papierowej lub elektronicznej. Do końca 2026 roku utrzymano także paragony z numerem NIP do kwoty 450 zł, traktowane jako faktury uproszczone. Od 1 stycznia 2027 roku te ułatwienia znikną.
Odrębną kwestią są faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) — te są trwale wyłączone z obowiązku KSeF, a nie jedynie objęte czasowym wyjątkiem. System przewiduje również tryby pozwalające wystawić fakturę, gdy KSeF jest niedostępny. W trybie offline24 fakturę przesyła się do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. W razie ogłoszonej przez resort awarii systemu obowiązuje dłuższy termin — fakturę należy przesłać w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Choć kary zaczną obowiązywać dopiero w 2027 roku, okres przejściowy to najlepszy moment na uporządkowanie procesu fakturowania, przetestowanie integracji z systemem i przeszkolenie zespołu. Błędy popełnione teraz nie skutkują sankcją finansową, ale od stycznia 2027 roku każda faktura wystawiona poza systemem wbrew obowiązkowi może oznaczać realne ryzyko. Warto już dziś sprawdzić, czy firma prawidłowo zakwalifikowała się do właściwego etapu, czy korzysta z przysługujących ułatwień i czy jej procedury na wypadek awarii są zgodne z wymogami. Więcej o naszym wsparciu dla firm znajdą Państwo na stronie poświęconej obsłudze prawnej przedsiębiorców.
Podsumowanie
KSeF jest już obowiązkowy dla większości firm, ale realne kary — do 100% kwoty podatku lub do 18,7% wartości brutto, miarkowane na podstawie art. 189d k.p.a. — zaczną być stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Rok 2026 to czas na spokojne dostosowanie się bez ryzyka sankcji administracyjnej, choć nie zwalnia on z odpowiedzialności karno-skarbowej. Jeśli mają Państwo wątpliwości, jakie obowiązki KSeF dotyczą Państwa firmy lub jak ograniczyć ryzyko przed 2027 rokiem, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią dla przedsiębiorców.