Czy wiesz, że za każdą fakturę zapłaconą po terminie możesz żądać od kontrahenta rekompensaty w wysokości nawet 100 euro — bez wzywania go do zapłaty i bez konieczności udowadniania, że w ogóle poniosłeś jakiekolwiek koszty odzyskiwania należności? Niewielu przedsiębiorców z sektora MŚP z tego korzysta, mimo że prawo daje im to narzędzie od lat.
Zatory płatnicze to nie tylko problem statystyczny, o którym mówi się przy okazji raportów UOKiK. To konkretne przepisy — z konkretnymi terminami, progami kwotowymi i sankcjami — które dotyczą zarówno dużych spółek (obowiązek sprawozdawczy wobec ministra gospodarki), jak i każdej firmy wystawiającej faktury kontrahentowi, który płaci po terminie (prawo do rekompensaty). W tym artykule wyjaśniamy, kto i do kiedy musi raportować terminy zapłaty, kiedy UOKiK może wszcząć postępowanie wobec opóźniającego się dłużnika, oraz — co dla większości czytelników najważniejsze — jak skutecznie odzyskać koszty windykacji od kontrahenta, który zwleka z zapłatą.
Kogo dotyczą przepisy o zatorach płatniczych
Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1790) obejmuje transakcje handlowe, których stronami są przedsiębiorcy w rozumieniu Prawa przedsiębiorców (w tym prowadzący działalność nierejestrową), osoby wykonujące wolny zawód, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, zamawiający w rozumieniu Prawa zamówień publicznych, a także przedsiębiorcy z innych państw Unii Europejskiej, EFTA lub Szwajcarii (art. 2 ustawy).
Innymi słowy: jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i wystawiasz faktury innej firmie, ta ustawa dotyczy Ciebie — niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. To ważne, bo obowiązek sprawozdawczy (o którym niżej) dotyczy tylko największych podatników CIT, ale prawo do rekompensaty przysługuje każdemu wierzycielowi, także jednoosobowej działalności gospodarczej.
Sprawozdanie o terminach zapłaty — kto musi je składać
Obowiązek sprawozdawczy z art. 13a ustawy dotyczy podatników CIT (niebędących podatkowymi grupami kapitałowymi), których indywidualne dane o wysokości osiągniętego przychodu i poniesionych kosztów zostały podane do publicznej wiadomości na podstawie art. 27b ust. 1 ustawy o CIT — w uproszczeniu, największych podatników CIT o przychodach powyżej 50 mln euro. Podatkowe grupy kapitałowe mają jawność danych z odrębnej podstawy prawnej i nie są objęte akurat tym obowiązkiem sprawozdawczym. Z obowiązku wyłączone są publiczne podmioty lecznicze oraz niektóre podmioty z ustawy o działalności leczniczej.
Podmiot zobowiązany musi w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, przekazać ministrowi właściwemu do spraw gospodarki — drogą elektroniczną — dane o stosowanych w poprzednim roku kalendarzowym terminach zapłaty. Sprawozdanie zawiera m.in. łączną wartość świadczeń otrzymanych i spełnionych w terminie umownym oraz — odrębnie, w podziale na przedziały opóźnienia (do 5 dni, 6–30, 31–60, 61–120 i ponad 120 dni) — wartość świadczeń nieotrzymanych lub niespełnionych w terminie (art. 13a ust. 4 ustawy).
Za terminowe przekazanie sprawozdania odpowiada osobiście kierownik podmiotu — członek zarządu (lub innego organu zarządzającego), komplementariusz prowadzący sprawy spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, wspólnik prowadzący sprawy spółki jawnej, a także likwidator, syndyk albo zarządca ustanowiony w postępowaniu restrukturyzacyjnym (art. 13a ust. 3). Zbiorcze zestawienie wszystkich sprawozdań minister publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej do 31 sierpnia każdego roku (art. 13a ust. 5).
Zakaz nadmiernego opóźniania się z płatnościami i kontrola UOKiK
Niezależnie od obowiązku sprawozdawczego, ustawa wprost zakazuje nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych przez podmioty niebędące podmiotami publicznymi (art. 13b ust. 1). Nadmierne opóźnienie występuje wtedy, gdy w okresie 3 kolejnych miesięcy suma wartości wymagalnych świadczeń pieniężnych niespełnionych oraz spełnionych po terminie przez dany podmiot wynosi co najmniej 2 000 000 zł (art. 13b ust. 2).
Ustalaniem, czy doszło do naruszenia, zajmuje się Prezes UOKiK w odrębnym postępowaniu administracyjnym (art. 13c i nast. ustawy). Przy ocenie Prezes pomija m.in. świadczenia, których termin zapłaty upłynął wcześniej niż 2 lata przed wszczęciem postępowania, oraz transakcje wewnątrz tej samej grupy kapitałowej (art. 13b ust. 4). Stwierdzenie naruszenia może skutkować administracyjną karą pieniężną nakładaną w drodze decyzji — to realne narzędzie nacisku na dłużników, którzy systemowo płacą kontrahentom po terminie, a nie tylko przepis o charakterze porządkowym.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności — prawo każdej firmy
To najważniejsza część dla większości czytelników prowadzących MŚP. Zgodnie z art. 10 ustawy, wierzycielowi — od dnia nabycia prawa do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych — przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości:
- 40 euro — gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 zł,
- 70 euro — gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,
- 100 euro — gdy wartość świadczenia jest równa lub wyższa od 50 000 zł.
Równowartość w złotych ustala się według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a). Co istotne — rekompensata przysługuje niezależnie od tego, czy wierzyciel rzeczywiście poniósł jakiekolwiek koszty windykacji. Jeżeli koszty odzyskiwania należności faktycznie przewyższyły tę kwotę, można żądać zwrotu różnicy w uzasadnionej wysokości (art. 10 ust. 2). Roszczenia o rekompensatę nie można zbyć na osobę trzecią (art. 10 ust. 4).
Rekompensata przysługuje obok, a nie zamiast, odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, które nalicza się od dnia wymagalności świadczenia do dnia zapłaty (art. 7 ust. 1). Ustawa dodatkowo ogranicza swobodę ustalania długich terminów płatności — co do zasady nie mogą one przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, a jeśli dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro-, mały lub średni przedsiębiorca, tego limitu nie da się umownie wydłużyć (art. 7 ust. 2 i 2a).
Co w praktyce może zrobić firma, której kontrahent płaci po terminie
Jeśli prowadzisz działalność i regularnie spotykasz się z opóźnionymi płatnościami od kontrahentów, w praktyce oznacza to trzy rzeczy do sprawdzenia w każdej zaległej fakturze. Po pierwsze — czy upłynął termin zapłaty określony w umowie lub na fakturze. Po drugie — czy naliczasz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych za okres od dnia wymagalności do dnia zapłaty. Po trzecie, i najczęściej pomijane — czy naliczyłeś rekompensatę w wysokości 40, 70 lub 100 euro za każdą fakturę zapłaconą po terminie, niezależnie od tego, czy formalnie wzywałeś dłużnika do zapłaty.
Przy portfelu kilkudziesięciu czy kilkuset przeterminowanych faktur — typowym dla firm handlowych, budowlanych czy usługowych rozliczających się z wieloma kontrahentami — suma należnych rekompensat i odsetek potrafi być znacząca, a jest to roszczenie, które istnieje niezależnie od tego, czy firma zdecyduje się dochodzić głównej należności na drodze sądowej. Więcej o tym, jak wygląda takie postępowanie, piszemy w dziale windykacja należności B2B.
Podsumowanie
Przepisy o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym działają na dwóch poziomach: dla największych podatników CIT to obowiązek sprawozdawczy wobec ministra gospodarki (do 30 kwietnia) oraz ryzyko kontroli UOKiK przy systemowym opóźnianiu płatności powyżej 2 mln zł kwartalnie. Dla każdej innej firmy — niezależnie od wielkości — to przede wszystkim konkretne, niewymagające wcześniejszego wezwania roszczenie o rekompensatę w wysokości 40–100 euro za każdą fakturę zapłaconą po terminie, obok odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Jeśli Twoja firma ma w księgach przeterminowane faktury, warto sprawdzić, czy rekompensata i odsetki zostały prawidłowo naliczone i dochodzone. Skontaktuj się z nami — przeanalizujemy Twoje rozliczenia z kontrahentami i sprawdzimy, ile możesz jeszcze odzyskać.