Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestaje być dobrowolnym udogodnieniem i staje się obowiązkiem ustawowym — harmonogram wdrożenia rusza w 2026 roku falami, w zależności od wielkości firmy. Wielu przedsiębiorców pyta jednak nie o to, jak samemu wystawiać faktury w KSeF, ale co zrobić, gdy to kontrahent — mimo ciążącego na nim obowiązku — przysyła fakturę po staremu: mailem albo na papierze. Czy taka faktura w ogóle się liczy? I czy nabywca ryzykuje utratę prawa do odliczenia VAT z cudzej winy?
Kiedy KSeF staje się obowiązkowy
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wprowadziła nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług z 16 czerwca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598), a terminy jego wejścia w życie zostały już dwukrotnie przesunięte kolejnymi nowelizacjami — ostatnio ustawą z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1203). Według aktualnie obowiązującego harmonogramu:
Najwięksi podatnicy — ci, u których wartość sprzedaży brutto przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł — mają obowiązek korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r. Pozostali czynni podatnicy VAT dołączają od 1 kwietnia 2026 r. Dla części drobniejszej sprzedaży ustawodawca przewidział dodatkowy bufor czasowy: podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, oraz sprzedaż dokumentowana paragonami z kas rejestrujących, są zwolnione z obowiązku KSeF do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. te wyjątki znikają i obowiązek obejmuje praktycznie wszystkich.
Co, gdy kontrahent nie przyśle faktury przez KSeF
Ustawa przewiduje legalne tryby awaryjne — tzw. offline24 oraz tryby na wypadek awarii lub niedostępności systemu (odpowiednio art. 106nda, 106ne–106nh ustawy o VAT): sprzedawca może wystawić fakturę elektronicznie poza systemem, ale ma obowiązek przesłać ją do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego. To sytuacje przewidziane i uregulowane wprost.
Inaczej wygląda sprawa, gdy kontrahent po prostu nie stosuje się do obowiązku — z niewiedzy, opóźnienia we wdrożeniu własnych systemów księgowych albo celowo. Taka faktura formalnie narusza przepisy, ale to nie oznacza automatycznie, że nabywca zostaje z niczym.
Czy nabywca traci prawo do odliczenia VAT
To najważniejsze pytanie z perspektywy firmy, która otrzymuje fakturę — i odpowiedź brzmi: nie, sam brak wystawienia faktury w KSeF przez sprzedawcę nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia reguluje art. 86 ustawy o VAT i opiera się na przesłankach materialnych — związku zakupu z czynnościami opodatkowanymi — a nie na kanale, którym faktura dotarła do nabywcy. Nowelizacja wprowadzająca obowiązkowy KSeF nie zmieniła przy tym art. 88 ustawy o VAT, czyli zamkniętego katalogu sytuacji wyłączających prawo do odliczenia. Skoro ustawodawca nie dodał tam nowego wyłączenia związanego z pominięciem KSeF, nie ma podstawy prawnej, by z tego powodu odmawiać nabywcy odliczenia.
Sankcję za niewystawienie faktury w KSeF ustawa kieruje wprost do wystawcy, czyli sprzedawcy. Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej w KSeF, naczelnik urzędu skarbowego może w drodze decyzji nałożyć na niego karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a przy fakturach bez wykazanego podatku — do 18,7% kwoty należności ogółem. Adresatem tej kary jest sprzedawca, a nie nabywca.
Kara na razie nieaktywna, ale warto się przygotować
Przepisy o karach pieniężnych z art. 106ni w części dotyczącej samych sankcji finansowych wchodzą w życie dopiero 1 stycznia 2027 r. — do tego czasu naruszenie obowiązku KSeF nie skutkuje jeszcze nałożeniem kary pieniężnej na tej podstawie. To okres przejściowy, w którym warto uporządkować własne procedury księgowe, zanim sankcje zaczną obowiązywać na dobre.
Nie oznacza to jednak, że do końca 2026 r. temat można zignorować. Jeśli Twoja firma wystawia faktury, harmonogram wdrożenia (1 lutego, 1 kwietnia, 31 grudnia 2026 r.) wyznacza konkretne terminy, w których musisz być gotowy technicznie — integracja z KSeF, nadanie uprawnień w systemie, dostosowanie procesu fakturowania. Jeśli natomiast jesteś po stronie nabywcy i kontrahent nie stosuje się jeszcze do obowiązku, nie ma podstaw, by z tego powodu kwestionować fakturę czy wstrzymywać się z jej ujęciem w rozliczeniu.
Co warto zrobić już teraz
Trzy praktyczne kroki dla przedsiębiorcy: po pierwsze — sprawdź, do której grupy progowej należy Twoja firma i od kiedy obowiązek KSeF dotyczy właśnie Ciebie. Po drugie — jeśli otrzymujesz faktury spoza systemu od kontrahentów objętych już obowiązkiem, zachowaj dokumentację (maila, papierową fakturę) na wypadek pytań ze strony organu — to nie zmienia Twojej sytuacji prawnej, ale porządkuje dowody. Po trzecie — nie opieraj decyzji księgowych na obiegowych informacjach z internetu w tym obszarze; harmonogram i zakres wyjątków były już dwukrotnie nowelizowane i mogą się zmienić ponownie.
Warto też pamiętać, że harmonogram wdrożenia dotyczy wystawiania faktur, a nie ich odbierania — każda firma, niezależnie od własnego progu obrotu, prędzej czy później zacznie otrzymywać faktury ustrukturyzowane od kontrahentów objętych obowiązkiem wcześniej. Dobrze jest więc sprawdzić, czy dział księgowości potrafi już dziś pobrać i zaksięgować taką fakturę z KSeF, zamiast czekać z tym do własnego terminu wdrożenia.
Jeśli prowadzisz firmę i masz wątpliwości, czy Twoje rozliczenia VAT — własne albo te otrzymywane od kontrahentów — są przygotowane na wejście w życie obowiązkowego KSeF, nasz zespół doradza przedsiębiorcom w zakresie prawa gospodarczego i podatkowego na co dzień. Skontaktuj się z nami — sprawdzimy, czy Twoje procedury fakturowania i rozliczenia z kontrahentami są gotowe na kolejne etapy wdrożenia.