Od 18 października 2026 r. orzeczenie lekarskie z badań medycyny pracy co do zasady przestaje być kartką papieru, którą pracownik wynosi z przychodni. Powstaje w postaci elektronicznej, trafia do Systemu Informacji Medycznej, a pracodawca dostaje je od przychodni tak, jak ustalono w umowie. Dla firm, które nie zaglądały do umowy z placówką medycyny pracy od lat, to dobry moment, by to zrobić.
Skąd ta zmiana i od kiedy obowiązuje
Podstawą jest rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. 2026 poz. 456). Wydano je na podstawie art. 229 § 8 Kodeksu pracy, który upoważnia ministra zdrowia do określenia m.in. trybu wydawania i przechowywania orzeczeń lekarskich oraz ich wzorów. Rozporządzenie weszło w życie 17 kwietnia 2026 r.
Kluczowy jest § 2 tego aktu: orzeczenia lekarskie mogą być wystawiane i przekazywane według dotychczasowych zasad, ale nie dłużej niż przez 6 miesięcy od wejścia rozporządzenia w życie. Przyjmuje się, że okres przejściowy upływa 17 października 2026 r., a oficjalny portal pacjent.gov.pl wskazuje 18 października 2026 r. jako dzień, od którego lekarze mają obowiązek wystawiania orzeczeń w postaci elektronicznej.
Co zmienia się w samym orzeczeniu
Orzeczenie wydawane jest w postaci elektronicznej albo, w przypadku papieru, według wzoru z załącznika do rozporządzenia. Wersję elektroniczną zapisuje się i przechowuje w Systemie Informacji Medycznej. Lekarz opatruje ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym, albo korzysta z mechanizmu potwierdzania pochodzenia i integralności danych w systemie udostępnianym bezpłatnie przez ZUS.
Rozporządzenie wprost wskazuje dwa przypadki, w których orzeczenie wystawia się na papierze: gdy lekarz nie ma dostępu do systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 7 ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia, oraz wobec funkcjonariuszy ABW, Agencji Wywiadu, CBA, SKW i SWW, a także żołnierzy zawodowych wyznaczonych na stanowiska w SKW i SWW. Przepisy nadal zawierają też wzory i zasady podpisu dla orzeczeń papierowych, dlatego w praktyce warto ustalić z jednostką medycyny pracy, jak to będzie wyglądać w Państwa przypadku. Osoba badana otrzymuje dane z orzeczenia elektronicznego na Internetowe Konto Pacjenta, a na żądanie także wydruk podpisany przez lekarza własnoręcznie.
Katalog danych w orzeczeniu jest rzeczowy i nie obejmuje diagnoz ani wyników badań. Pracodawca widzi m.in. rodzaj badania, stanowisko, informację o zdolności do pracy (symbole 21, 22 albo 23), datę następnego badania okresowego oraz ewentualne zalecenie dotyczące okularów lub szkieł kontaktowych do pracy przy monitorze. Dochodzi identyfikator dokumentu elektronicznego.
Jak orzeczenie dociera do pracodawcy
To najważniejsza zmiana praktyczna. Rozporządzenie stanowi, że podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której lekarz przeprowadził badanie, przekazuje orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określony w umowie zawartej z tą jednostką. Umowa taka jest wymagana przez art. 12 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy i musi mieć formę pisemną. Zgodnie z ust. 2 pkt 3 tego artykułu powinna ona regulować m.in. tryb przekazywania zaświadczeń lekarskich o zdolności do pracy.
Jeżeli umowa powstała przed zmianą, może milczeć o kanale elektronicznym albo zakładać odbiór papieru przez pracownika. Warto ustalić z przychodnią, czy orzeczenie trafi do firmy mailem, przez platformę, czy w inny sposób, i w jakim terminie od badania.
Obowiązki pracodawcy, które się nie zmieniają
Zmiana formy nie rusza podstaw. Zgodnie z art. 229 § 4 Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm.) pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, w warunkach opisanych w skierowaniu. Badania wstępne, okresowe i kontrolne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę (art. 229 § 4a), a pracodawca przechowuje orzeczenia (art. 229 § 7).
W praktyce oznacza to, że sama zmiana technologii nie zwalnia z dopilnowania, by w teczce lub systemie kadrowym znajdował się aktualny dokument. Nowością jest to, że dokument nie musi już fizycznie leżeć w rękach pracownika, więc ryzyko „nie dostarczył orzeczenia” przesuwa się na sprawność przekazu między przychodnią a firmą.
Odwołanie od orzeczenia: 7 dni i nowy adresat
Pouczenie w orzeczeniu przewiduje, że osoba badana lub pracodawca może w terminie 7 dni od otrzymania orzeczenia wnieść odwołanie wraz z uzasadnieniem. Po zmianie odwołanie wnosi się za pośrednictwem podstawowej jednostki służby medycyny pracy, w której orzeczenie wydano, a nie jak dotąd za pośrednictwem lekarza, który je wydał. Orzeczenie wydane w trybie odwołania jest ostateczne. Ponieważ bieg terminu liczy się od otrzymania orzeczenia, pracodawca powinien wiedzieć, kiedy i w jaki sposób orzeczenie do niego dotarło.
Co zrobić przed 18 października
Przejrzyj umowę z placówką medycyny pracy pod kątem trybu i terminu przekazywania orzeczeń. Ustal, kto w firmie odbiera orzeczenia elektroniczne i gdzie je zapisuje. Przekaż pracownikom, że ich wyniki znajdą na Internetowym Koncie Pacjenta. Sprawdź, czy system kadrowy lub procedura archiwizacji obsługuje dokumenty w postaci elektronicznej.
Jeżeli potrzebują Państwo pomocy w uporządkowaniu umowy z placówką medycyny pracy lub w dostosowaniu procedur kadrowych, zapraszamy do kontaktu. Szersze informacje dla firm znajdą Państwo na stronie Prawo dla przedsiębiorców.