Kontrahent zapłacił fakturę 45 dni po terminie. Naliczyłeś odsetki, wystawiłeś notę odsetkową — i tu pojawia się pytanie, które zaskakuje wielu przedsiębiorców: czy podatek płaci się już w momencie wystawienia noty, czy dopiero gdy pieniądze faktycznie wpłyną na konto?
Odpowiedź ma znaczenie praktyczne, bo błąd w rozliczeniu odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych to najczęściej albo przedwczesny podatek od pieniędzy, których jeszcze nie ma na koncie, albo koszt rozpoznany w złym miesiącu. W tym artykule wyjaśniamy zasady rozliczenia odsetek i rekompensaty za koszty odzyskiwania należności — z perspektywy wierzyciela i dłużnika, w PIT, CIT i VAT.
Ile możesz naliczyć za spóźnioną fakturę
W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami zastosowanie mają odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, uregulowane w ustawie z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych — a nie ogólne odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 k.c., które w relacjach B2B ustępują pierwszeństwa przepisom szczególnym tej ustawy. Odsetki handlowe przysługują wierzycielowi z mocy prawa, bez konieczności wcześniejszego wezwania — wystarczy, że spełnił swoje świadczenie, a nie otrzymał zapłaty w terminie.
Stawka odsetek handlowych to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych, a gdy dłużnikiem jest podmiot leczniczy będący podmiotem publicznym — o 8 punktów procentowych (art. 4 pkt 3 ustawy), ogłaszana co pół roku w obwieszczeniu ministra właściwego do spraw gospodarki (art. 11c ustawy). Zgodnie z obwieszczeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 22 czerwca 2026 r. (M.P. 2026 poz. 642), w drugim półroczu 2026 r. stawka standardowa wynosi 13,75% rocznie, a dla podmiotów leczniczych publicznych — 11,75%.
Poza odsetkami wierzycielowi przysługuje zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności — 40 euro przy świadczeniu do 5000 zł, 70 euro przy świadczeniu od 5000 do 50 000 zł i 100 euro przy świadczeniu od 50 000 zł wzwyż (art. 10 ust. 1 ustawy). Jak potwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 11 grudnia 2015 r. (III CZP 94/15), rekompensata należy się niezależnie od tego, czy wierzyciel rzeczywiście poniósł koszty windykacji — i niezależnie od odsetek.
Kiedy odsetki są przychodem wierzyciela
Przychody z działalności gospodarczej rozlicza się zwykle memoriałowo, ale odsetki są od tej zasady wyjątkiem. Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o PIT (odpowiednio art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT) do przychodów nie zalicza się naliczonych, lecz nieotrzymanych odsetek. Innymi słowy, obowiązuje metoda kasowa — przychód powstaje dopiero w dacie faktycznego wpływu odsetek na rachunek, a nie w dacie wystawienia noty odsetkowej.
Samo wystawienie noty odsetkowej nie wywołuje więc żadnych skutków podatkowych. Jeśli dłużnik ureguluje należność główną, ale nie zapłaci odsetek, przychodu z tego tytułu po prostu nie ma — dopóki nie dojdzie do zapłaty, potrącenia albo innej formy uregulowania.
Podobnie kasowo rozlicza się rekompensatę 40/70/100 euro — zgodnie z ogólną zasadą, że przychód z działalności gospodarczej nieobjęty regułami memoriałowymi powstaje w dniu otrzymania zapłaty (art. 14 ust. 1i ustawy o PIT, art. 12 ust. 3e ustawy o CIT). Samą kwotę rekompensaty w złotych ustala się według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym należność stała się wymagalna (art. 10 ust. 1a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom).
Przykład: wierzyciel wystawił fakturę na 20 000 zł z terminem płatności w sierpniu 2026 r. Kontrahent zapłacił 45 dni po terminie. Odsetki naliczone według stawki 13,75% obowiązującej w drugim półroczu 2026 r. wyniosły orientacyjnie 339 zł — ale wierzyciel wykazuje je jako przychód dopiero w dniu, w którym rzeczywiście wpłynęły na konto, a nie w dniu wystawienia noty.
Kiedy odsetki są kosztem dłużnika
Po stronie dłużnika obowiązuje lustrzana zasada. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT) nie uważa się za koszt uzyskania przychodów naliczonych, lecz niezapłaconych odsetek. Dłużnik zalicza odsetki do kosztów dopiero w dacie ich faktycznej zapłaty — otrzymana nota odsetkowa sama w sobie prawa do kosztu nie daje.
Warto pamiętać o istotnym wyjątku: odsetki za zwłokę od należności budżetowych rozliczanych na zasadach Ordynacji podatkowej — czyli m.in. od zaległości podatkowych i, przez odesłanie z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, od zaległych składek ZUS — są z kosztów wyłączone bezwzględnie, nawet po zapłacie (art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT, art. 16 ust. 1 pkt 21 ustawy o CIT). To inny mechanizm niż zwykłe odsetki handlowe wobec kontrahentów, które kosztem stają się z chwilą zapłaty.
Jeśli wierzyciel umorzy odsetki już naliczone (np. po wystawieniu noty zwalnia z długu) albo roszczenie o odsetki się przedawni, po stronie dłużnika powstaje przychód z umorzonych lub przedawnionych zobowiązań (art. 14 ust. 2 pkt 6 ustawy o PIT, art. 12 ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT) — potwierdza to interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 kwietnia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.11.2026.2.EKB). Jeśli jednak wierzyciel w ogóle nie naliczył odsetek i ich nie żądał, u dłużnika nie powstaje ani przychód z umorzenia, ani z nieodpłatnych świadczeń — brak naliczenia odsetek pozostaje dla dłużnika podatkowo neutralny.
VAT: odsetki i rekompensata poza podatkiem
Dla celów VAT odsetki za opóźnienie w zapłacie w ogóle nie podlegają opodatkowaniu — nie mieszczą się w definicji dostawy towarów ani świadczenia usług (art. 5 ust. 1 pkt 1 i art. 8 ust. 1 ustawy o VAT). Ich odszkodowawczy charakter potwierdził już w 1982 r. Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawie 222/81 (BAZ Bausystem) — odsetki zasądzone z tytułu opóźnienia w zapłacie nie są wynagrodzeniem za usługę. W praktyce oznacza to, że odsetek nie dokumentuje się fakturą (wystarczy nota odsetkowa lub obciążeniowa), a otrzymanych odsetek nie wykazuje się w JPK_V7. Te same zasady dotyczą rekompensaty 40/70/100 euro — zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 listopada 2013 r. (IPPP3/443-790/13-2/LK) również pozostaje poza VAT i nie jest dokumentowana fakturą.
Odsetki i rekompensata nie podlegają też korekcie w ramach tzw. ulgi na złe długi (art. 89a i 89b ustawy o VAT) — korekta VAT dotyczy wyłącznie podstawy opodatkowania i podatku z niezapłaconej faktury głównej za dostawę towaru lub usługę, a nie należności ubocznych.
To nie musi kończyć się na odsetkach
Odsetki handlowe i rekompensata 40/70/100 euro to świadczenia, które przysługują z mocy prawa — ale w praktyce wielu przedsiębiorców w ogóle ich nie dochodzi, bo nie chce im się liczyć stawek, pilnować terminów albo wysyłać wezwań. Tymczasem przy regularnie powtarzających się opóźnieniach kontrahentów suma odsetek i rekompensat z wielu faktur potrafi urosnąć do kwoty, o którą warto się upomnieć w jednym, zbiorczym postępowaniu — pisaliśmy o tym szerzej w artykule o zatorach płatniczych i samodzielnym dochodzeniu rekompensaty.
Podsumowanie
Odsetki za spóźnioną fakturę i rekompensata za koszty odzyskiwania należności rozliczane są kasowo — zarówno wierzyciel, jak i dłużnik rozpoznają skutek podatkowy dopiero w momencie faktycznej zapłaty, a nie w dacie wystawienia noty. W VAT te świadczenia w ogóle nie występują. Jeśli Twoi kontrahenci regularnie płacą po terminie, warto sprawdzić, ile odsetek i rekompensat faktycznie Ci się należy — i rozważyć ich systematyczne dochodzenie.
Masz kontrahentów, którzy notorycznie płacą po terminie? Sprawdzimy, ile możesz odzyskać, i pomożemy przeprowadzić całą procedurę — od wezwania po pozew.